Kleinunternehmer nach §19 UStG

„Steuern für Einsteiger“: Ihre Steuerpflichten als Kleinunternehmer. Hier finden Sie die wichtigsten Informationen zur Kleinunternehmer-Regelung. Die Orientierungshilfe richtet sich an Unternehmer und Selbstständige, die wissen möchten,

• ob sie die Voraussetzungen für den Kleinunternehmer-Status erfüllen,

• welche Vor- und Nachteile sich daraus ergeben und ob sich die Regelung unterm Strich für sie lohnt,

• welche besonderen Rechnungsvorschriften zu beachten sind und

• welchen Steuer- und Buchführungspflichten sie beachten müssen.

Wichtig: Die Informationen auf dieser Website wurden sorgfältig zusammengestellt und gewissenhaft geprüft. Eine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte übernehmen wir trotzdem nicht. Insbesondere ersetzt dieser Leitfaden keine steuerliche Beratung: Mit Fragen zu Ihrem Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater – oder fragen Sie beim Finanzamt nach.

Wer ist Kleinunternehmer?

Die beiden wichtigsten Grundsätze vorweg: Wenn Sie beim Finanzamt die Einstufung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG beantragen und das Finanzamt Sie als Kleinunternehmer anerkennt, brauchen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) auszuweisen. Im Gegenzug bekommen Sie dafür aber auch nicht die „Vorsteuer“ erstattet. Als Vorsteuer bezeichnet man die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer), die Sie selbst bei den Einkäufen für Ihr eigenes Unternehmen bezahlen.

Die Kleinunternehmer-Regelung soll Geschäftsleuten mit geringen Jahresumsätzen das Leben erleichtern: Sie brauchen sich nicht um die Feinheiten des komplizierten Umsatzsteuerrechts zu kümmern. Anspruch auf den Kleinunternehmer-Status haben Unternehmer und Selbstständige, deren Umsatz mit umsatzsteuerpflichtigen Lieferungen und Leistungen

• im Vorjahr nicht über 25.000 Euro (bis 2024: 22.000) Euro gelegen hat
  und
• im laufenden Jahr bisher nicht mehr als 100.000 Euro betragen hat (bis 2024: voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird).

Hinweis: Die neue Vorjahresgrenze von 25.000 Euro (alt: 22.000 Euro) gilt ab dem 1. Januar 2025. (Klein-)Unternehmer die im Jahr 2024 Umsätze zwischen 22.000 Euro und 25.000 Euro erzielt haben, sind somit in Abweichung zur alten Regelung ab 2025 (weiterhin) Kleinunternehmer, solange sie in 2025 die Umsatzgrenze von 100.000 Euro nicht überschreiten. Eine Beispiel-Berechnung zur neuen Vorjahresgrenze von 25.000 Euro finden Sie im Abschnitt „Unternehmer mit schwankenden Umsätzen“.

Achtung bei Unternehmensgründung ab 2025: Mussten Sie die Kleinunternehmer-Regelung bis 2024 noch beantragen, gelten ab 2025 neu gegründete Unternehmen automatisch als Kleinunternehmer, da die neuen Regelungen keine spezifischen Bestimmungen für Unternehmensgründungen enthalten (Gesetzeslücke). Somit starten alle Neugründer ab 2025 theoretisch als Kleinunternehmer, bis der Umsatz im Gründungsjahr 100.000 Euro übersteigt oder aus Sicht des Folgejahres im Gründungsjahr (Vorjahr) ein Umsatz von mehr als 25.000 Euro erzielt wurde.

Erleichterungen für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind vom größten Teil der Umsatzsteuer-Verwaltungsaufgaben befreit: Berechnungsgrundlage für die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) sind normalerweise die Einnahmen, die ein Unternehmer für seine Lieferungen und Leistungen von seinen Kunden bekommt. Getragen wird die Umsatzsteuer letztlich zwar von den Endverbrauchern, die Unternehmen fungieren aber als eine Art Steuereintreiber für den Staat.

Die Umsatzsteuer-Regelbesteuerung ist für Unternehmen mit viel Arbeit verbunden: Sie müssen …

• den zur jeweiligen Lieferung oder Leistung passenden Umsatzsteuersatz (0%, 7% oder 19 %) herausfinden,

• ihren Kunden (insbesondere den Geschäftskunden) den jeweiligen Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag korrekt in Rechnung stellen,

• alle anderen Rechnungsvorschriften des Umsatzsteuergesetzes ganz genau beachten: Anderenfalls ist der Vorsteuerabzug bei den Kunden (und damit die gesamte Geschäftsbeziehung) gefährdet,

• die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer von ihren Kunden kassieren,

• den Vorsteueranteil aus sämtlichen Eingangsrechnungen, Einkaufs-Quittungen und Kassenbons errechnen,

• einmal im Monat eine elektronische Umsatzsteuervoranmeldung über die verbliebene „Zahllast“ (= Summe der Umsatzsteuereinnahmen minus Summe der gezahlten Vorsteuern) ans Finanzamt schicken,

• die selbst errechnete Zahllast unaufgefordert ans Finanzamt überweisen,

• zu Beginn des Folgejahres eine Jahres-Umsatzsteuererklärung abgeben und

• die eventuell verbliebene Abschlusszahlung für das betreffende Jahr unaufgefordert ans Finanzamt zahlen.

Je nach Umsatzart, Zahllast und Standort des Kunden sind darüber hinaus zahlreiche weitere Spezialvorschriften zu beachten, mit denen sich oft sogar Steuerberater und Finanzbeamte schwer tun.

Kein Wunder, dass die Kleinunternehmer-Regelung auf viele Unternehmensgründer, insbesondere nebenberuflich Selbstständige und Gewerbetreibende verlockend wirkt:

• Die verschiedenen Umsatzsteuersätze spielen keine Rolle.

• Die Unterscheidung zwischen (Netto-)Rechnungsbetrag und Umsatzsteuer können sie sich durchgängig sparen.

• Die Ermittlung des Vorsteueranteils und der Zahllast entfällt.

• Umsatzsteuervoranmeldungen und Zahllastüberweisungen sind nicht erforderlich.

Das einzig verbliebene Umsatzsteuer-Relikt war bislang die jährliche Umsatzsteuererklärung: Dabei genügte es normalerweise aber, die steuerpflichtigen Jahresumsätze der letzten beiden Jahre einzutragen. Mit Wirkung für das Jahr 2024 sind Kleinunternehmer jedoch von der Verpflichtung zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung befreit.

Komfortabel ist der Kleinunternehmer-Status also allemal. Die Verwaltungsvereinfachung hat aber auch ihre Schattenseiten: Die Einzelheiten entnehmen Sie den weiteren Ausführungen unter „Kleinunternehmer-Regelung“.

Bitte beachten Sie: Die Kleinunternehmer-Vorschrift stammt aus dem Umsatzsteuerrecht. Auf die betriebliche Gewinnermittlung und die Höhe der Einkommen- und Gewerbesteuer hat die Vorschrift daher keine unmittelbaren Auswirkungen. Im Abschnitt „Buchführung & Steuern“ finden Sie die wichtigsten Informationen zur Gewinnermittlung und den Steuererklärungen von Kleinunternehmern.

Abgrenzung zum Kleingewerbe

Die Begriffe Kleinunternehmer und Kleingewerbe bzw. Kleingewerbetreibende werden oft gleichgesetzt oder verwechselt. Sie bezeichnen jedoch ganz unterschiedliche Sachverhalte:

• Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes können sowohl Gewerbetreibende als auch Selbstständige und Freiberufler sowie Land- und Forstwirte sein. Voraussetzung ist, dass ihr Vorjahresumsatz nicht über 25.000 Euro (bis 2024: 22.000 Euro) gelegen und im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 Euro betragen hat (bis 2024: voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird). 

• Als Kleingewerbetreibende werden ausschließlich Gewerbebetriebe bezeichnet, bei denen „das Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert” (§ 1 Abs. 2 Handelsgesetzbuch, HGB).

Aufgrund ihres eingeschränkten Geschäftsumfanges sind Kleingewerbetreibende keine Kaufleute im Sinne des HGB. Kleingewerbetreibende werden normalerweise nicht ins Handelsregister eingetragen, sind nicht zur doppelten kaufmännischen Buchführung verpflichtet und brauchen keine Bilanzen zu erstellen. Kleingewerbetreibende unterliegen nicht den HGB-Vorschriften: Für sie gelten die allgemeinen Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) sowie die Steuervorschriften.

Mit anderen Worten: Alle (umsatzsteuerlichen) Kleinunternehmer, die ein Gewerbe betreiben, sind Kleingewerbetreibende. Umgekehrt sind aber keineswegs alle Kleingewerbetreibenden gleichzeitig auch Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Lektüretipp: Ausführliche Informationen zum Kleingewerbe bietet der Kleingewerbe-Gründerleitfaden auf der Seite kleingewerbe.de.

Unternehmereigenschaft und Rechtsform

Der Kleinunternehmer-Status stellt keine besondere Rechtsform dar und ist auch nicht auf eine bestimmte Rechtsform beschränkt: Sowohl …

• natürliche Personen (Einzelunternehmer, Freiberufler) als auch

• Personengesellschaften (GbR, OHG oder KG) und sogar

• juristische Personen (UG, GmbH oder AG)

… können daher Kleinunternehmer sein!

Die Kleinunternehmerregelung in § 19 UStG enthält keine spezielle (Klein-)Unternehmer-Definition. Auch Kleinunternehmer gelten umsatzsteuerrechtlich daher als Unternehmer im Sinne des § 2 UStG. Unternehmer ist demnach, wer im Inland eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Als gewerblich oder beruflich wiederum gilt jede auf Dauer angelegte („nachhaltige“) Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen. Auf die Absicht, Gewinne zu erzielen, kommt es dabei jedoch nicht an. Sie bleiben grundsätzlich selbst dann umsatzsteuerlicher (Klein-)Unternehmer, wenn Sie in einzelnen Jahren vorübergehend überhaupt keine Umsätze erzielen!

Wichtig: Liegt Unternehmereigenschaft vor, so hat der Unternehmer immer nur ein Unternehmen. Denn bei der Ermittlung der maßgeblichen Umsatzgrenzen werden alle Tätigkeiten und Umsätze eines Unternehmers für die Prüfung der Kleinunternehmereigenschaft zusammen betrachtet. Eine einzelne natürliche Person bzw. eine einzelne juristische Person kann daher nicht gleichzeitig mehrere Kleinunternehmen führen!

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